Xây dựng và triển khai phương án Quản lý tòa nhà Vicoland

09/06/2021

 Tên tòa nhà chung cư, chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành:

  • Tên tòa nhà chung cư: Tòa nhà chung cư Vicoland

  • Chủ đầu tư: Vicoland Group

  • Đơn vị quản lý tòa nhà: Công ty TNHH MTV Quản Lý Nhà Thăng Long - Thang Long B.M.C

  • Quanr lys chung cw

MỤC TIÊU QUẢN LÝ

  • 100% khách hàng hài lòng về dịch vụ quản lý vận hành Tòa nhà chung cư Vicoland

  • 100% khách hàng tuân thủ Nội quy Quản lý sử dụng tòa nhà chung cư.

PHƯƠNG ÁN QUẢN LÝ – VẬN HÀNH

Nhân sự Đề xuất:

  1. Trưởng Ban Quản lý:
  2. Tổ Kế toán - Hành chính-Lễ tân:        

  3. Tổ Kỹ thuật - Bảo trì:               

  4. Tổ bảo vệ:

  5. Tổ vệ sinh công cộng:

Chức năng nhiệm vụ:

1. Trưởng ban Quản lý tòa nhà chung cư:

Thời gian làm việc:Từ thứ hai đến thứ sáu: Sáng từ 7h30 đến 11h30

Chiều từ 13h30 đến 17h30

Nhiệm vụ

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Thăng Long B.M.C về quản lý và điều hành toàn diện các mặt hoạt động của Tòa nhà chung cư Vicoland, theo quy định của pháp luật và của Thăng Long B.M.C; trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực hoạt động, cụ thể:

Chịu trách nhiệm báo cáo với Giám Đốc Thăng Long B.M.C, UBND Thành phố, Quận, Phường và các sở, ban, ngành của địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành Tòa nhà chung cư Vicoland.Quản lý tổ chức, bộ máy, biên chế, cán bộ, nhân viên, tiền lương, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, nhân viên trong Ban.Lựa chọn và ký hợp đồng phụ với các nhà cung cấp dịch vụ, giám sát việc cung cấp dịch vụ để thực hiện tốt việc quản lý, vận hành Tòa nhà chung cư VicolandQuản lý tài chính, tài sản được giao, làm chủ tài khoản của Ban, quản lý về kế hoạch thu, chi tài chính chung hàng năm của Ban, tổ chức thu chi các loại Phí, lệ phí theo chế độ hiện hành của Nhà nước.

Trong trường hợp cần thiết, Trưởng Ban có thể ủy quyền hoặc giao quyền cho các tổ Trưởng, nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ nhất định.

2. Tổ Kế toán-Hành chính:

 Thời gian làm việc:

Từ thứ hai đến thứ sáu: Sáng từ 7h30 đến 11h30

Chiều từ 13h30 đến 17h30

Chức năng, nhiệm vụ chung của Tổ:

Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, thực hiện triển khai các công tác: Tổ chức lao động, quản lý tài chính, vật tư; tổng hợp báo cáo; văn thư, lưu trữ và lễ tân…cụ thể:

Công tác tổ chức: duy trì chế độ làm việc, quy chế làm việc, nội quy cơ quan, kế hoạch công tác cơ quan, đề xuất đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật;

Công tác tài chính: Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản, quản lý tiền mặt và các chứng chỉ có giá trị như tiền, theo quy định hiện hành, mua sắm và sử dụng tài sản của Ban, tham mưu cho lãnh đạo Ban thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành;

Công tác tổng hợp: Xây dựng báo cáo theo định kỳ: báo cáo tháng, quý, năm; báo cáo đột xuất và xây dựng, soạn thảo các văn bản khác do Trưởng Ban giao;

Công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản (kỹ thuật, pháp lý) mà ban Quản lý Dự án bàn giao cho Ban, rà soát các văn bản pháp quy, sao lục các văn bản (khi cần thiết), soạn thảo, ban hành văn bản (theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Ban), đăng ký công văn đến và lưu giữ các văn bản hành chính;

Công tác khác: lễ tân, tiếp đón, thường trực hướng dẫn khách đến Tòa nhà chung cư Vicoland làm việc; theo dõi tổng hợp, giải đáp các ý kiến, thắc mắc, khiếu nại, phản ánh của cư dân; chăm lo đời sống vật chất (đồ dùng, trang thiết bị phục vụ cho công việc), tinh thần (phối hợp với lãnh đạo Ban thực hiện công tác thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỷ…) của cán bộ , nhân viên trong Ban; phục vụ tốt các hoạt động của lãnh đạo và các hoạt động nghiệp vụ theo quy định; quản lý và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các thiết bị văn phòng, điện, nước, phương tiện thông tin liên lạc

Kiểm tra, nhắc nhở cư dân chấp hành và thực hiện đúng Nội quy sử dụng tòa nhà chung cư.

Nhiệm vụ của Tổ trưởng kiêm Kế toán:

Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, tổ chức quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của tổ Kế toán –Hành chính, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

Mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, thực hiện thu, chi các khoản tiền về chi phí bảo trì, chi phí quản lý vận hành Tòa nhà chung cư Vicoland theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.

Mở số sách kế toán theo dõi các khoản thu, chi theo quy định của Nhà nước về nhà tòa nhà chung cư, nhà ở xã hội

Báo cáo thu, chi hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Chủ đầu tư, của Trưởng Ban;

Tham mưu cho Trưởng Ban tổ chức, quản lý chặt chẽ các nguồn thu khác (nếu có) để giảm chi phí quản lý và tăng cường kỷ cương thực hiện nghiêm túc Nội quy Quản lý sử dụng Tòa nhà chung cư,…

Tổ chức thực hiện công tác tổ chức lao động, chấm công, tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, giám sát thực hiện hợp đồng về cung cấp dịch vụ( bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, môi trường…) nếu phát hiện sai phạm thì lập biên bản vi phạm để xử lý;

Quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, tài sản của Tòa nhà chung cư Vicoland

Soạn thảo các biểu mẫu thực hiện việc đánh giá chất lượng công việc của nhân viên trong Tổ.

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Trưởng Ban giao.

Chịu trách nhiệm chính về công tác quản lý tài chính của Tòa nhà chung cư Vicoland.

Nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân - Thủ quỹ:

1- Đón tiếp khách, cư dân đến ở, đến thăm, làm việc tại Tòa nhà chung cư Vicoland;

2- Công tác hành chính: tiếp nhận, xử lý công văn đi đến

Quản lý chăm sóc khách hàng: Đầu mối tiếp nhận, giải quyết ý kiến xây dựng, khiếu nại chính đáng, hợp pháp của khách hàng,(trực tiếp quản lý Sổ góp ý xây dựng Quản lý sử dụng tòa nhà chung cư) chuyển tải các thông tin của Thang Long B.M.C, của Ban tới Cư dân;

Đầu mối tiếp nhận, theo dõi việc khách hàng đề nghị mượn Sky deck, sửa chữa căn hộ.

Quan hệ với các cơ quan, ban ngành chuyên môn của phường Nại Hiên Đông, các nhà cung cấp dịch vụ điện, nước, viễn thông, môi trường để đảm bảo mỹ quan, an ninh, an toàn, đời sống, sinh hoạt của cư dân.

Tiếp nhận hồ sơ vi phạm Nội quy quản lý sử dụng tòa nhà chung cư do các tổ Kỹ thuật, Bảo vệ lập để đề xuất xử lý phù hợp.

Thu, nộp quản lý tiền mặt của Ban theo đúng quy định;

Tham gia họp với các tổ dân phố (nếu được mời); định kỳ 6 tháng/lần lấy ý kiến của cư dân đánh giá về chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chung cư;

Các nhiệm vụ khác khi được tổ Trưởng, trưởng Ban trực tiếp giao.

Tổ Kỹ thuật- bảo trì:

Thời gian làm việc:

Nhiệm vụ chung của Tổ:

Kiểm tra, nhắc nhở cư dân chấp hành và thực hiện đúng Nội quy sử dụng tòa nhà chung cư Vicoland.

Báo cáo công tác quản lý kỹ thuật, kế hoạch bảo trì, sửa chữa các cấp của tòa nhà tòa nhà chung cư, hàng tháng, quý, năm, đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Ban.

Giải quyết kịp thời, đúng quy định của Thăng Long B.M.C các đề nghị chính đáng, hợp pháp của cư dân về việc sửa chữa, lắp đặt thiết bị trong căn hộ;

Quản lý toàn diện hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tòa nhà chung cư Vicoland: Điện lực, điện nhẹ, nước sinh hoạt, nước thải, kiến trúc, cảnh quan, môi trường… Đảm bảo cho tòa nhà chung cư luôn luôn khang trang, mỹ quan, an toàn, an ninh, vệ sinh, luôn luôn có điện, có nước, thang máy hoạt động tốt để phục vụ đời sống sinh hoạt của cư dân.

Nhiệm vụ của Tổ Trưởng:

Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của tổ Kỹ thuật - Bảo trì, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

Lập kế hoạch, tổ chức quản lý vận hành, định kỳ kiểm tra, sửa chữa, duy tu bảo dưỡng hệ thống hạ tầng kỹ thuật tòa nhà chung cư đảm bảo an toàn, đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn quy định.

Lập, tổ chức thực hiện các phương án PCCC, phòng chống bão lụt, cứu hộ thang máy…

Soạn thảo các văn bản, báo cáo theo yêu cầu của Trưởng Ban.

Kiểm tra, khảo sát cho phép, giám sát, nghiệm thu việc sửa chữa, lắp đặt thiết bị trong căn hộ của khách hàng;

Chịu trách nhiệm chính về công tác an toàn lao động cho con người và thiết bị của Tòa nhà chung cư Vicoland;

Quản lý tất cả các tài liệu kỹ thuật, lý lịch thiết bị, hướng dẫn sử dụng bảo quản, bảo hành máy móc thiết bị và dụng cụ đồ nghề, chìa khóa…

Soạn thảo các biểu mẫu thực hiện việc đánh giá chất lượng công việc của nhân viên trong Tổ.

Các nhiệm vụ đột xuất khác do trưởng Ban giao.

Nhân viên kỹ thuật bảo trì: 

Kiểm tra, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tất cả các hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thiết bị của tòa nhà chung cư, của Chủ đầu tư; công việc cụ thể do tổ Trưởng phân công thực hiện, hàng ngày, đột xuất.

Bảo trì định kỳ các hệ thống kỹ thuật như sau:

Các nhiệm vụ đột xuất khác do Trưởng Ban trực tiếp giao.

Bảng tổng hợp khối lượng công việc Tổ kỹ thuật:

Tổ Bảo vệ an ninh trật tự:

Thời gian làm việc : Trực 24/24, 7 vị trí cho tất cả các ngày trong tuần kể cả Lễ Tết.

 Nhiệm vụ:

Bảo vệ Tòa nhà chung cư theo phương án: 1 Mục tiêu với 07 vị trí (chốt) bảo vệ: cho 7 block. Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn tính mạng, tài sản của tòa nhà chung cư, xử lý các vụ việc mất an ninh trật tự xảy ra hàng ngày, chữa cháy ban đầu, cứu hộ thang máy, trông giữ xe máy, xe đạp theo đúng Hợp đồng cung cấp dịch vụ 2 bên đã giao kết. Cụ thể:

Thời gian mở và đóng cửa ….cổng ra vào nhà xe: Mở cửa vào lúc 03h30 và đóng cửa vào lúc 00h30 hằng ngày. Đối với các trường hợp đột xuất, khách hàng có đăng ký và báo trước với Tòa nhà chung cư Vicoland thì bảo vệ vẫn phục vụ theo yêu cầu.

Đảm bảo an ninh: Kiểm soát, giám sát mọi hoạt động ra vào tòa nhà chung cư & văn phòng. Khách đến tòa nhà phải xuất trình giấy tờ hoặc được sự bảo lãnh của Chủ căn hộ.

Trông giữ xe máy, xe đạp, hướng dẫn cư dân để xe gọn gàng, ngay ngắn tại  nhà xe.

Hướng dẫn, giám sát khách hàng sử dụng thang máy, khi vận chuyển hàng hóa.

Thực hiện công tác cứu hộ - cứu nạn thang máy.

Thực hiện công tác PCCC, kiểm tra dụng cụ, phương tiện chữa cháy, thực hiện việc chữa cháy.

Bảo vệ hiện trường khi có sự cố, lập hồ sơ báo cáo Ban quản lý.

Quản lý tài sản công cộng đã được bàn giao.

Chịu trách nhiệm bồi thường các tài sản bị mất mát, hư hỏng được ghi trọng biên bản bàn giao.

Kiểm tra, nhắc nhở cư dân chấp hành và thực hiện nghiêm túc Nội quy quản lý sử dụng tòa nhà chung cư.

Tổ Vệ sinh môi trường:Nhiệm vụ:

Có nhiệm vụ vệ sinh sạch sẽ tất cả các khu vực công cộng, sử dụng chung, sở hữu chung và sở hữu riêng của chủ đầu tư, theo đúng thỏa thuận đã giao kết trong Hợp đồng cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

Khu vực ngoại cảnh:

Quét và thu gom rác:                                                      

Khu vực công cộng:

Nhà xe:

Quét và thu gom rác trên sàn, vận chuyển rác:               

Quét màng nhện, lau máng đèn, hệ thống thông gió, ống nước trên trần: hàng quý.

Cầu thang bộ, cầu thang máy:

Cầu thang bộ:

Quét và lau bậc cầu thang:                                             

Quét màng nhện :                                                           

Buồng thang máy:

Lau các nút điều khiển, cửa, thành và sàn thang máy:    

Lau đèn, trần và tổng vệ sinh ca bin thang máy:             

Vệ sinh phòng chứa thùng rác:

Lau cửa ra vào, tường, quét và lau ẩm sàn:                     

Chà rửa sàn bằng hóa chất diệt khuẩn, khử mùi:             

 Nhà vệ sinh công cộng: Lau gương, bồn rửa mặt, chà rửa thiết bị vệ sinh :          

Lau cửa, quét và lau sàn, thu gom rác, khử mùi :           

Tổng vệ sinh toàn khu vực:                                             

Công ty quản lý tòa nhà

Công ty bảo vệ Thành Long cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp Dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp