Phương án quản lý chung cư

27/11/2020

Quản lý tòa nhà chung cư là mang đến sự an toàn về con người và tài sản của cư dân, cư dân được sống trong môi trường sống trong lành, môi trường cảnh quan được chăm sóc sạch đẹp. Công ty cung cấp dịch vụ quản lý nhà chung cư phải xây dựng được phương án quản lý chi tiết, giả định các tình huống an toàn và phương pháp xử lý tình huống giả định.

1. Phương án quản lý tòa nhà đáp ứng các yêu cầu:

1. Dịch vụ kỹ thuật vận hành và bảo trì thiết bị hệ thống đảm bảo hệ thống vận hành tốt, bảo trì tránh hỏng hóc ảnh hưởng đến đời sống cư dân, quản lý thiết bị không lãnh phí. Sử dụng và vận hành thiết bị đúng công năng, đúng công suất nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Áp dụng hệ thống quản lý tòa nhà thông minh IBMS nâng cao hiệu quả sử dụng và kéo dài tuổi thọ thiết bị 

2. Nghiệp vụ bảo vệ tòa nhà, đảm bảo an ninh an toàn về sức khỏe, tính mạng và tài sản của cư dân và tài sản chung cư.

3. Nghiệp vụ lễ tân tòa nhà đón tiếp khách đến, tiễn khách đi. Nghiệp vụ lễ tân ghi chép thông tin tổng hợp về giao dịch của khách đến, nhận và chuyển bưu phẩm đến và đi cho cư dân đúng địa điểm và đến đúng nơi.

4. Công tác vệ sinh tòa nhà đảm bảo sạch sẽ. Hóa chất và liều dùng cho vệ sinh không ảnh hưởng đến sức khỏe cư dân cũng như gây mùi khó chịu.

2. Xây dựng đội ngũ Ban quan lý nhà chung cư: Chung cư thường có các tòa nhà cách biệt nên nhân sự vệ sinh và bảo vệ được xác định theo khôi lượng công việc. Số lượng nhân sự dưới đây giả định cho khu chung cư 3 tòa nhà.

a. Trưởng Ban Quản lý: 01

b. Tổ Kế toán - Hành chính - Lễ tân: 02 nhân viên.

c. Tổ Kỹ thuật-Bảo trì: 04 nhân viên, 

d. Tổ bảo vệ: 9 nhân viên, 01 giám sát, trực 24/24 tại 3 vị trí.

e. Tổ vệ sinh công cộng: 6 nhân viên, 01 giám sát làm sạch cho cả chung  cư.

f. Chăm sóc cảnh quan: 01 nhân viên.

PHƯƠNG ÁN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

I. Phương án kỹ thuật:

I.1 Nhiệm vụ chung của Tổ:

1- Quản lý toàn diện hệ thống hạ tầng kỹ thuật của chung cư: Điện lực,  điện nhẹ, cấp nước sinh hoạt, nước thải, kiến trúc, cảnh quan, môi trường…Đảm bảo cho chung cư luôn luôn khang trang, mỹ quan, an  toàn, an ninh, vệ sinh, luôn luôn có điện, có nước, thang máy hoạt  động tốt để phục vụ đời sống sinh hoạt của cư dân.

2- Giải quyết kịp thời, đúng quy định của chủ đầu tư các đề nghị chính đáng,  hợp pháp của cư dân về việc sửa chữa, lắp đặt thiết bị trong căn hộ;

3- Báo cáo công tác quản lý kỹ thuật, kế hoạch bảo trì, sửa chữa các cấp  của tòa nhà chung cư, hàng tháng, quý, năm, đột xuất theo yêu cầu  của Trưởng Ban.

4- Kiểm tra, nhắc nhở cư dân chấp hành và thực hiện đúng Nội quy sử  dụng chung cư.

 I.2 Nhiệm vụ của Tổ Trưởng:

 Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, tổ chức quản lý, điều hành toàn  bộ hoạt động của tổ Kỹ thuật-Bảo trì, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

1- Lập kế hoạch, tổ chức quản lý vận hành, định kỳ kiểm tra, sửa chữa,  duy tu bảo dưỡng hệ thống hạ tầng kỹ thuật chung cư đảm bảo an  toàn, đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn quy định.

2- Lập, tổ chức thực hiện các phương án PCCC, phòng chống bão lụt,  cứu hộ thang máy…

3- Soạn thảo các văn bản, báo cáo theo yêu cầu của Trưởng Ban. 4- Kiểm tra, khảo sát cho phép, giám sát, nghiệm thu việc sửa chữa, lắp  đặt thiết bị trong căn hộ của khách hàng;

5- Chịu trách nhiệm chính về công tác an toàn lao động cho con người  và thiết bị của Chung cư; 

6- Quản lý tất cả các tài liệu kỹ thuật, lý lịch thiết bị, hướng dẫn sử dụng  bảo quản, bảo hành máy móc thiết bị và dụng cụ đồ nghề, chìa khóa  …

7- Soạn thảo các biểu mẫu thực hiện việc đánh giá chất lượng công việc  của nhân viên trong Tổ.

8- Các nhiệm vụ đột xuất khác do trưởng Ban giao.

I.3 Nhân viên kỹ thuật bảo trì:

1- Kiểm tra, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tất cả các hệ thống hạ tầng kỹ thuật,  thiết bị của chung cư, của Chủ đầu tư; công việc cụ thể do tổ Trưởng phân  công thực hiện, hàng ngày, đột xuất.

2. Bảo trì định kỳ các hệ thống kỹ thuật như sau:

- Bảo dưỡng vệ sinh máy phát điện: 15 ngày/1 lần - Vệ sinh các hố ga thoát nước: 1 tháng/1 lần - Vệ sinh sọt chắn rác hệ thống xử lý nước thải: 1 tháng/1 lần - Bảo dưỡng vệ sinh phòng máy bơm tăng áp: 3 tháng/1 lần - Bảo dưỡng vệ sinh phòng máy bơm cấp nước: 3 tháng/1 lần - Bảo dưỡng vệ sinh máy bơm hệ thống xử lý nước thải: 6 tháng/1 lần - Bảo dưỡng vệ sinh tủ báo cháy trung tâm: 6 tháng/1 lần - Bảo dưỡng vệ sinh đầu báo khói định kỳ: 6 tháng/1 lần(hoặc đột xuất)

- Bảo dưỡng vệ sinh bơm chữa cháy định kỳ: Hằng ngày/định kỳ hằng tháng - Bảo dưỡng vệ sinh bồn nước Mái: 12 tháng/1 lần. - Bảo dưỡng vệ sinh bể nước Ngầm: 12 tháng/1 lần. 3. Các nhiệm vụ đột xuất khác do Trưởng Ban trực tiếp giao.

II. PHƯƠNG ÁN BẢO VỆ TÒA NHÀ

Lập chốt bảo vệ cố định tại Cổng chính ra vào tòa nhà, chốt 1 vị trí tại nhà xe, 1 chốt tuần tra.

Nhiệm vụ:  Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn tính mạng, tài  sản của chung cư, xử lý các vụ việc mất an ninh trật tự xảy ra hàng ngày, chữa  cháy ban đầu, cứu hộ thang máy, trông giữ xe máy, xe đạp theo đúng Hợp đồng  cung cấp dịch vụ 2 bên đã giao kết. Cụ thể:

⬥ Thời gian mở và đóng cửa 2 cổng ra vào nhà xe: Mở cửa vào lúc 03h30 và  đóng cửa vào lúc 00h30 hằng ngày. Đối với các trường hợp đột xuất, khách  hàng có đăng ký và báo trước với BMB thì bảo vệ vẫn phục vụ theo yêu cầu.

⬥ Đảm bảo an ninh: Kiểm soát, giám sát mọi hoạt động ra vào chung cư &  văn phòng. Khách đến tòa nhà phải xuất trình giấy tờ hoặc được sự bảo lãnh  của Chủ căn hộ.

⬥ Trông giữ xe máy, xe đạp, hướng dẫn cư dân để xe gọn gàng, ngay ngắn tại  2 nhà xe. 

⬥ Hướng dẫn, giám sát khách hàng sử dụng thang máy, khi vận chuyển hàng  hóa.

⬥ Thực hiện công tác cứu hộ - cứu nạn thang máy

⬥ Thực hiện công tác PCCC, kiểm tra dụng cụ, phương tiện chữa cháy, thực  hiện việc chữa cháy.

⬥ Bảo vệ hiện trường khi có sự cố, lập hồ sơ báo cáo Ban quản lý.

⬥ Quản lý tài sản công cộng đã được bàn giao.

⬥ Chịu trách nhiệm bồi thường các tài sản bị mất mát, hư hỏng được ghi trọng  biên bản bàn giao.

⬥ Kiểm tra, nhắc nhở cư dân chấp hành và thực hiện nghiêm túc Nội quy quản lý sử dụng chung cư.

III. HÀNH CHÍNH - LỄ TÂN

Chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban, tổ chức quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của tổ Kế toán –Hành chính - Lễ Tân, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

1- Mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, thực hiện thu, chi các khoản tiền về chi phí bảo trì, chi phí quản lý vận hành Chung cư theo đúng quy định  hiện hành của pháp luật.

2- Mở số sách kế toán theo dõi các khoản thu, chi theo quy định của Nhà  nước về nhà chung cư, nhà ở xã hội

3- Báo cáo thu, chi hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của  Chủ đầu tư, của Trưởng Ban;

4- Tham mưu cho Trưởng Ban tổ chức, quản lý chặt chẽ các nguồn thu  khác (nếu có) để giảm chi phí quản lý và tăng cường kỷ cương thực hiện  nghiêm túc Nội quy Quản lý sử dụng chung cư…

5- Tổ chức thực hiện công tác tổ chức lao động, chấm công, tuyển dụng,  đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, giám sát thực hiện hợp đồng về cung cấp  dịch vụ( bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, môi trường…) nếu phát  hiện sai phạm thì lập biên bản vi phạm để xử lý;

6- Quản lý, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, tài sản của Chung cư

7- Soạn thảo các biểu mẫu thực hiện việc đánh giá chất lượng công việc của  nhân viên trong Tổ.

8- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Trưởng Ban giao. 

9- Chịu trách nhiệm chính về công tác quản lý tài chính của Chung cư.

III.1. Nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân-Thủ quỹ:

1- Đón tiếp khách, cư dân đến ở, đến thăm, làm việc tại Chung cư;

2- Công tác hành chính: tiếp nhận, xử lý công văn đi đến

3- Quản lý chăm sóc khách hàng: Đầu mối tiếp nhận, giải quyết ý kiến xây  dựng, khiếu nại chính đáng, hợp pháp của khách hàng, (trực tiếp quản lý  Sổ góp ý xây dựng Quản lý sử dụng chung cư) chuyển tải các thông tin  của Chủ đầu tư, của Ban tới Cư dân;

4- Đầu mối tiếp nhận, theo dõi việc khách hàng đề nghị mượn Sky deck, sửa  chữa căn hộ.

5- Quan hệ với các cơ quan, ban ngành chuyên môn của phường Mân Thái,  quận Sơn Trà, các nhà cung cấp dịch vụ điện, nước, viễn thông, môi  trường để đảm bảo mỹ quan, an ninh, an toàn, đời sống, sinh hoạt của cư  dân;

6- Tiếp nhận hồ sơ vi phạm Nội quy quản lý sử dụng chung cư do các tổ Kỹ thuật, Bảo vệ lập để đề xuất xử lý phù hợp.

7- Thu, nộp quản lý tiền mặt của Ban theo đúng quy định;

8- Tham gia họp với các tổ dân phố (nếu được mời); định kỳ 6 tháng/lần lấy  ý kiến của cư dân đánh giá về chất lượng dịch vụ quản lý vận hành chung  cư;

9- Các nhiệm vụ khác khi được tổ Trưởng, trưởng Ban trực tiếp giao.

IV. CÔNG TÁC VỆ SINH VÀ CẢNH QUAN

Có nhiệm vụ vệ sinh sạch sẽ tất cả các khu vực công cộng, sử dụng chung, sở hữu chung và sở hữu riêng của chủ đầu tư, theo đúng thỏa thuận đã giao kết trong Hợp đồng cung cấp dịch vụ. Cụ thể:

Khu vực ngoại cảnh: 

➢ Quét và thu gom rác: hàng ngày Khu vực công cộng: 

Nhà xe:

➢ Quét và thu gom rác trên sàn, vận chuyển rác: hàng ngày

➢ Quét màng nhện, lau máng đèn, hệ thống thông gió, ống nước trên trần:  hàng tháng.

Cầu thang bộ, cầu thang máy:

Cầu thang bộ:

➢ Quét và lau bậc cầu thang: hàng ngày

➢ Quét màng nhện : hàng tháng Buồng thang máy:

➢ Lau các nút điều khiển, cửa, thành và sàn thang máy: hàng ngày

➢ Lau đèn, trần và tổng vệ sinh ca bin thang máy: hàng tuần Vệ sinh phòng chứa thùng rác: 

➢ Lau cửa ra vào, tường, quét và lau ẩm sàn: hàng ngày

➢ Chà rửa sàn bằng hóa chất diệt khuẩn, khử mùi: hàng tuần Nhà vệ sinh công cộng:

➢ Lau gương, bồn rửa mặt, chà rửa thiết bị vệ sinh : hàng ngày

➢ Lau cửa, quét và lau sàn, thu gom rác, khử mùi : hàng ngày

➢ Tổng vệ sinh toàn khu vực: hàng tuần.

 Nhân viên chăm sóc cảnh quan : 

 Có nhiệm vụ chăm sóc cây cảnh, cỏ trong toàn bộ khuôn viên Chung cư,  bao gồm chăm sóc, tưới, bón phân, cắt tỉa cành, nhổ cỏ dại, diệt côn trùng…theo  Hợp đồng dịch vụ đã giao kết BMB Cụ thể:

⬥ Hàng ngày tưới nước cho cây, cỏ, hoa luôn luôn tươi tốt. 

⬥ Thường xuyên nhổ sạch cỏ dại trong vườn dạo và khuôn viên.

⬥ Bón các loại phân bón thân thiện với môi trường cần thiết cho cây, cỏ, hoa:  bả cà phê

Kiểm tra và tiêu diệt côn trùng bằng các phương pháp không gây hại đến  môi trường, diệt chuột bằng bẫy và diệt rệp bằng phun nước hoặc rượu trộn  tỏi, ớt phun. Không để nước ứ động trong chung cư.

⬥ Thực hiện thường xuyên để duy trì mảng xanh cho chung cư.

Phương án mẫu